Adım 1: Doğrulanmış Makbuzları ve ATM Fişlerini Atın

Neredeyse tüm mali evraklarınız üç kategoriye ayrılabilir: sadece bir takvim yılı veya daha kısa bir süre için tutmanız gereken kayıtlar, yedi yıl boyunca saklamanız gereken evraklar (vergi beyannamenizin denetlenebileceği tipik pencere), ve süresiz olarak asılması gereken kağıtlar.

Örneğin, tüm bu ATM para çekme makbuzlarını gerçekten kaydetmeniz gerekiyor mu? Hayır. Bilgileri çevrimiçi hesabınızda veya aylık ekstrenizde göründüğü şekliyle kontrol ettikten sonra, ATM fişini atabilirsiniz. Aynı durum mevduat fişleri ve kredi kartı makbuzları için de geçerlidir. Ürünü birkaç kez tatmin edici bir şekilde kullandıktan veya garanti süresi dolduktan sonra küçük satın alımlar için satış makbuzlarını saklamayın. Büyük satın alımların makbuzlarını saklayın (değiştirme maliyeti ev sahibinizin veya kiracınızın sigortasından düşülebilir tutarı aşan herhangi bir öğe).

Takvim yılının bitiminden kısa bir süre sonra, muhtemelen maaş bordrolarınız, aylık kredi kartı ve ipotek beyanlarınız, elektrik faturalarınız (eğer değilse) dahil olmak üzere bir sürü ek kağıdı atabileceksiniz (veya daha güvenli bir şekilde, parçalayacaksınız). iş kesintileri için gerekli) ve bir önceki yıl için aracılık ve yatırım fonu şirketlerinden aylık veya üç aylık raporlar.

Rockville Center, New York'ta bir EBM olan Ed Slott, 'Genellikle tüm yılın etkinliği, yıl sonu son bildiriminizde ayrıntılı olarak listelenir ve diğer tüm ifadeleri gereksiz kılar' diyor. Örneğin, son maaş bordronuz ve W-2 formunuz, başka biri için çalışıyorsanız, o yıla ait tüm kazancınızı belgelemektedir; Serbest meslek sahibi iseniz, 1099 formlarınız da sizin için aynısını yapar. Benzer şekilde, çoğu yatırım şirketi ve bazı kredi kartı düzenleyicileri Ocak ayında kapsamlı açıklamalar gönderir. Slott, 'Aylık güncellemeleri yıl sonu özetleriyle uzlaştırana kadar saklayın' diyor.

2. Adım: Yedi Yıla Kadar Son Açıklamaları Bekleyin

Bununla birlikte, W-2'leriniz ve 1099'larınızla birlikte bu son kredi kartı ekstrelerinizi en az üç yıl ve tercihen yedi yıl tutmanız gerekecektir. İç Gelir Servisi'nin vergi beyannamenizi verdiğiniz tarihten itibaren hata olup olmadığını incelemek için üç yıla kadar ve brüt gelirinizi yüzde 25 veya daha fazla eksik bildirdiğinizden şüphelenmek için bir neden varsa, bir denetim yapmak için altı yıla kadar süresi vardır. (Kasten dolandırıcılık yapanlar için herhangi bir sınırlama statüsü yoktur.) Gerçekten de, iadenizi destekleyen tüm evrakları bu denetim penceresi kapanana kadar saklamanız gerekecektir. Saklamanız gereken ek belgeler arasında: tüm indirilebilir işletme giderleri için iptal edilmiş çekler ve makbuzlar (eğlence, ev-ofis ekipmanı ve profesyonel aidatlar gibi), emeklilik hesabı katkı payları, yardım bağışları, çocuk bakım faturaları, -cep sağlık giderleri, nafaka ve ipotek-faiz ve emlak vergisi ödemeleri.

Bilerek sahte bir beyanname göndermediyseniz, vergi durumunuzun ne kadar basit olduğuna bağlı olarak bu destekleyici belgeleri üç ila yedi yıl sonra çöpe atabilirsiniz.

Ancak, yatırım hesaplarınızın gerçek vergi beyannamelerini veya yıl sonu özetlerini, denetim şansı neredeyse tamamen ortadan kalktıktan sonra bile atmayın. Bu belgeler fazla yer kaplamaz ve gelecekteki mali planlama için çok kullanışlı olabilir.

Sigorta amacıyla, hem potansiyel alıcıları memnun etmek hem de evinizi sattığınızda olası sermaye kazancı vergilerini azaltmak için, büyük satın alımlar için makbuzları ve ev iyileştirmeleri için süresiz olarak ne kadar ödediğinizi gösteren makbuzları saklamak isteyeceksiniz. Hisse senetleri, yatırım fonları ve sahip olduğunuz diğer yatırımların lehtar isimlerini ve satın alma fiyatlarını gösteren teyit fişlerini saklamanız son derece önemlidir; Bu kayıtlara süresiz olarak tutunun çünkü bir gün, diyor Slott, 'sizin veya varisleriniz, yatırımınızın kârını vergi açısından belirlemek için tam olarak ne kadar ödediğinizi bilmek zorunda kalacaksınız.'

3. Adım: Kağıtlarınıza Bir Ev Verin

Evrak işleriyle uğraştığınız yer olarak belirleyebileceğiniz boş bir odanız veya köşeniz varsa harika; değilse, çek yazabileceğiniz bir masanın yanında bulunan faturaları ve cari kayıtları saklayabileceğiniz bir çekmece, dolap veya dolap yapacaktır. Sarf malzemelerine gelince, evrakları dosyalamak için klasörler veya manila zarflar ve kayıtları tutmak için bir dosya dolabı veya karton kutu bulacaksınız.

Vasiyetinizi, doğum ve evlilik sertifikalarınızı, sigorta poliçelerinizi, mülkiyet belgelerinizi ve diğer kalıcı kayıtlarınızı, diğer mali belgelerinizin yakınında güvenli ama erişilebilir bir yerde saklayın, böylece siz ve mirasçılarınız, ihtiyaç duymaları halinde onlara her zaman hızlı bir şekilde ulaşabileceksiniz. .

4. Adım: Sistematik Olun

Tüm kağıtları işlemek için bir planınız olsun. Faturaları koyacağınız bir nokta seçin - örneğin bir manila zarfı, bir çekmece veya plastik bir gelen kutusu veya sıralayıcı - ve her zarfı postaya geldiğinde atın. Ardından, faturalarınızı ödemek için oturduğunuzda, ihtiyacınız olan tüm evrak işlerine tek bir noktadan sahip olacaksınız.

Şimdi işin püf noktası şu: Faturayı ödedikten veya ekstreyi kontrol ettikten sonra hemen dosyalayın. Ernst & Young'ın Minneapolis ofisinde bir finansal planlamacı olan Paula Boyer Kennedy, 'Amacınız, bir kağıt yığınını yığından yığına karıştırmak yerine mümkün olduğunca az sayıda dokunmak olmalıdır' diyor. 'Faturayı ödedikten sonra çekmeceye geri koyarsanız, arkadaşlar bulacak ve çiftleşip yavru üretecekler. Çok yakında, gerçek bir çöpünüz olacak.'

Yine, ihtiyacınız olan tek şey çok ilkel bir dosyalama sistemi. En basit yöntem, vergiyle ilgili her şeyi, işiniz biter bitmez tek bir kutuya atmaktır—bir çekmece, bir dosya dolabı, bir kağıt akordeon dosyası, hatta bir ayakkabı kutusu bile işinizi görür. Bu şekilde, vergi beyannamenizi doldurmaya hazır olduğunuzda, ihtiyacınız olan tüm evraklar parmaklarınızın ucunda olacaktır. Alternatif olarak, hayatınızın ana kategorileri için ayrı dosya klasörleri ile başlangıçta biraz daha organize bir sistem kurabilirsiniz. Örneğin, klasörlerinizi hesap türüne (kredi kartı hesap özetleri, aracılık hesap özetleri, hizmet faturaları vb.) veya vergi kategorisine (indirilebilir işletme giderleri, hayırsever katkılar vb.) veya mali hedefe göre etiketleyebilirsiniz ( konut, emeklilik, kolej fonu vb.) Bu başlangıçta daha fazla zaman alabilir, ancak uzun vadede zaman kazandıracaktır.

Adım 5: Birikmiş İş Listesinin üstesinden gelin

Yerinde bir sisteminiz olduğunda, yine de birikmiş olduğunuz tüm yığınlarla uğraşmak zorundasınız. Büyük bir yeniden düzenleme başlatmak yerine, her seferinde küçük bir yığını ayırarak başlayın. Günde yarım saatinizi belki de haber izlerken ya da müzik dinlerken eski gazeteleri gözden geçirmek için ayırabilirsiniz.

Küçük bir organizasyonun yarattığı farka şaşıracaksınız. Cincinnati'de profesyonel bir organizatör olan Stephanie Denton, 'İnsanlar mali belgelerinin dağınık olması nedeniyle ne kadar ödediklerinin farkında değiller - burada geç bir kredi kartı ücreti, orada kayıp bir vergi kesintisi' diyor. Bununla birlikte, daha da büyük olan, uzun vadeli zihinsel ve finansal faydalar olabilir. Bir kez organize olduğunuzda, 'zihinsel enerjinizi yatırımlarınız ve finansal hedefleriniz gibi gerçekten önemli şeylere odaklayabilirsiniz' diyor Terry Savage. Paranın Vahşi Gerçeği ( amazon.com ). 'Mali belgelerinizi düzene sokmak, gönül rahatlığıyla büyük kazançlar sağlar.'