Hızlı bir şekilde geri bildirim verin ama hemen değil
İyileştirme alanlarını belirtmek için yıllık bir inceleme beklemeyin. Ayrıntıların zihninizde taze olması için konulara hızla dikkat çekin. Bir olaydan bir gün sonra tatlı nokta; biraz zamana sahip olmak aşırı sıcak duyguları bastırır ve hazırlıklı olmanızı ve sözlerinizle daha düşünceli olmanızı sağlar. Şirketin yönetici ortağı Jennifer Porter, şu anda her iki tarafın da daha güçlü, daha az yardımcı bir tepki vereceğini söylüyor. Düğün Grubu , bir liderlik ve ekip geliştirme firması. Yıllık veya üç aylık gözden geçirmeler hedefleri kapsamalı ve geleceğe yönelik geri bildirimlere odaklanmalıdır - örneğin, birinin kariyerini ilerletmek için daha fazla veya daha az yapması gerekenler (Veri analitiğinde daha yetkin olsaydınız, sonraki seviye).

Niyetini hatırla.
İlk etapta neden geri bildirim paylaşmak istediğinizi düşünün. Bunu, kişinin başarılı olmasına yardım etmek istediğiniz için yapıyorsunuz, diyor Porter. O zaman, bundan daha az iyiliksever gelebilir - sadece kötü alışkanlıkları engellemeniz veya özensiz işleri düzeltmeniz gerektiğini düşünebilirsiniz - ancak her türlü geri bildirim ekibinizin öğrenmesine ve büyümesine yardımcı olur. Siz de onların güvenini kazanmak istiyorsunuz. İnsan Kaynakları Operasyonları Direktörü Freyan Billimoria, geri bildirimi sağlamazsanız, bir başkası sizin yapacağınız kadar iyi bir iş çıkaracak ve yapamayabilir, diyor. Beceri paylaşımı , bir çevrimiçi öğrenme topluluğu. Görüşme sırasında niyetinizi ifade edin. Söyle, bunu sana söylüyorum çünkü seni önemsiyorum ve mümkün olduğunca etkili olmanı istiyorum.

Teslimatı değil, içeriği düşünün.
Porter, birçok yöneticinin söyleyecekleri yerine darbeyi nasıl yumuşatacakları konusunda endişelendiğini söylüyor. Bu, bir konuşma yapmaya hazırlanmak ve sunumunuzun içeriğinden çok ne giyeceğinize odaklanmak gibi bir şey, diye belirtiyor. Kendinize sorun, Temel mesajım nedir? Bu kişinin konuşmadan ne çıkarmasını umuyorum? Bundan sonra ne olmasını istiyorum? Ne söyleyeceğinizi yazın ve duşta veya güvendiğiniz bir iş arkadaşınız üzerinde pratik yapın. Duyguları tartışmak yerine davranışa veya eyleme odaklanın ve somut örnekler verin, örneğin o toplantıda insanları altı kez böldüğünü fark ettim (iş arkadaşlarına kaba davranıyorsun).

İLİŞKİLİ: İşte İşte Tam Olarak Nasıl Esnek Bir Program Alınır

Bir soruyla başlayın.
Tartışma bir monolog değil, bir diyalog olmalıdır. Diyelim ki, bazı geri bildirimleri paylaşmak için sizinle sohbet etmeyi çok isterim. Bu tamam mı? Evet demek insan doğasıdır, ancak izin isteyerek ilişkiyi güçlendirebilirsiniz, diyor Porter. Başka bir taktik: Diğer kişinin konuşmayı yönetmesini sağlayın. Söyle, seninle konuşmak isterim x . Sizce ne iyi gitti? Sizce ne olmadı? Çalışanınıza yanıt vermesi için zaman tanıyın. Çoğu durumda, nerede yetersiz kaldıklarını zaten biliyorlar, diyor yazarı Fran Hauser Güzel Kızın Efsanesi (16 dolar; amazon.com ). Konuşmayı eleştiri yerine işbirliği olarak çerçevelediğinizde, ton daha destekleyicidir.

Daha az kelime kullanın.
Mümkün olduğunca spesifik olun. Belirsiz veya klişe ifadeler (yönetici varlığınız üzerinde çalışmanız gerekir) veya şeker kaplı geri bildirimler, dinleyici için kafa karıştırıcıdır ve amacınızı tamamen gözden kaçırma olasılığını artırır. Porter, “Birinin son teslim tarihini kaçırdığını söylemek için 100 kelime kullanırsanız, fazla açıklıyorsunuz” diyor. Billimoria, doldurucu sözcükleri ve yumuşatıcıları yüklediğinizde (fazla çalıştığınızı biliyorum), geri bildirim kişisel hissetmeye başlar ve önyargı sızabilir, diyor Billimoria. Bunun yerine konuya gelin ve gözlemlediğiniz şeyden bahsedin. Son iki raporun teslim tarihini kaçırdığımızı fark ettim. Ne oldu?

Mesajınızı sulandırmayın.
Billimoria, olumsuz geribildirimi iki övgü dilimi arasına sıkıştırma alışkanlığının içgüdüsel olabileceğini, ancak bunun yöneticilerin yaptığı en büyük hatalardan biri olduğunu söylüyor. Geri bildirimi atılan iltifatların içinde saklamak, sözlerinizin gücünü alır. İnsanlar geldiğini görüyor; o zaman olumluyu reddedecekler, olumsuzu bekleyecekler ve söyleyeceklerinize güvenmeyecekler, diyor Porter. Nazik ama doğrudan olmak için yapabilecekleriniz: Geri bildirimi olumlu bir şekilde ifade edin, diyor Hauser. Diyelim ki, çok şey yolunda gidiyor, ancak iyileştirilmesi gereken bazı şeyler hakkında yapıcı geri bildirimlerim var veya size yardımcı olabilecek bazı tavsiyelerim var.

İLİŞKİLİ: Bir Profesyonelden Bu E-posta Yönetimi İpuçları ile Gelen Kutunuzu İyi Bir Şekilde Ele Alın

Bağlam sağlayın.
Birinin işi geç teslim etmesini neden umursuyorsun? Yoksa sunumları mükemmel şekilde biçimlendirmiyor mu? Cevaplar sizin için açık olabilir, ancak bir çalışanın geri bildiriminizin arkasındaki nedeni anlaması gerekir. Büyük resmin içine belirli notlar koymaya çalışın; örneğin, departmanımız işe geç kaldığında, diğer ekipleri de etkiler veya Mali durumunuz yanlış göründüğünde, bu, insanların sayılarınıza güven duymamasına neden olabilir. Hauser, geri bildiriminizin neden önemli olduğunu açıklamanın, iletmeyi ve duymayı kolaylaştırabileceğini söylüyor.

Empatik olun.
Eleştirel yorumlar almak zordur. Geri bildirim sağlamada ne kadar yetenekli olduğunuz önemli değil. Hala acıyor, diyor Porter. Aşırı sert olmayın, diğer kişinin bakış açısını dinleyin ve sakin olun. Ayrıca, eğer yapabilirsen, sen kelimesinden kaçının. Hauser, ince sözcük seçimlerinin konuşmayı bir saldırıdan ziyade bir diyalog gibi hissettirebileceğini söylüyor. Örneğin, 'Bence bunu farklı şekilde yapabilirdiniz' demek yerine, 'Bence bu farklı şekilde yapılabilirdi' deyin.

Yüz yüze yapın.
Hauser, zorlu haberleri e-posta veya telefon yoluyla iletmek cezbedici, ancak yüz yüze (veya Skype veya FaceTime aracılığıyla) görüşmek daha etkili, diyor. Birbirinizin sözsüz ipuçlarını ve duygusal niyetini okumanızı sağlar. Hauser, diğer kişinin şefkatinizi hissetmesini sağlamanın tek yolunun yüz yüze olmak olduğunu söylüyor. Ayrıca, çalışanınızı göremiyorsanız, onun üzgün olup olmadığını, hatta söylediklerinize dikkat edip etmediğini anlamak daha zor olacaktır. Hauser, dik oturun ve ne kadar zor olursa olsun göz temasını koruyun, diyor.

Bir takip planınız olsun.
Sonraki adımları tartışarak konuşmayı kapatın. Nasıl yardımcı olabileceğinizi sorun ve tekrar ne zaman konuşmanız gerektiğine birlikte karar verin (konuya bağlı olarak günler, haftalar veya aylar sonra). Ardından, diğer kişinin nasıl hissettiğini görmek için bir veya iki gün sonra check-in yapın. Porter, geri bildirim alıcısının, verimli olsa bile, konuşmadan biraz yaralı olarak uzaklaşmasının doğal olduğunu söylüyor. Billimoria, insanlara işlem yapmaları için zaman vermeniz gerektiğini söylüyor. Güçlü ilişkilerin anahtarı geri dönmektir. Bunu yaptığınızda, bir dahaki sefere geri bildirim paylaşmayı kolaylaştıracak olan güven kazanacaksınız.

Bol bol övgü vermeyi de unutmayın.
Olumlu geri bildirim vermeyi rutininizin bir parçası haline getirin - bunu sadece hoş olmayan konuşmalara sıkıştırmayın. Mesele sadece insanları yatıştırmak ya da herkese bir kupa vermek değil; olumlu geribildirim, profesyonel bir gelişim aracıdır. Her şeyden önce yapıcıdır—insanların neyi iyi yaptıklarını bilmeleri yararlıdır, böylece yapmaya devam edebilirler. İkincisi, geri bildirime daha açık ve hoşgörülü bir kültür yaratılmasına yardımcı oluyor, diyor Porter. Burada da spesifik olun. Diyelim ki, bu zorluğun üstesinden gelme şekliniz gerçekten hoşuma gitti ya da onların katılımını sağlamak için diğer departmanlarla konuştuğunuz için minnettarım. Ve sık sık söyle. Hauser, her eleştiri için en az beş övgü vermelisiniz, diyor. Bu, insanları geri bildirim almak istedikleri bir yere götürür.