Hepimiz anlık yazışmalar için e-postaya güveniyoruz ve Amazon paketimizin aslında yolda olduğuna dair güvencemiz var. Ancak, tüm övgüye değer avantajlarına rağmen, kontrol edilmezse e-posta gelen kutunuzun hızla varlığınızın felaketine dönüşebileceğini söylemek güvenlidir. Ve dağınık bir gelen kutusunun görüntüsü hemen hemen herkes için acil bir stres kaynağıdır.
E-postaları düzenli olarak kontrol etmek, kaçınılması imkansız olan günlük bir iştir ve 'tümünü yanıtla' seçeneğine ne kadar özen gösterirseniz gösterin, artan bir e-posta gelen kutusunu yönetmek, söylemekten daha kolaydır. Ve eğer daha az çalışkansanız - olduğu gibi, izin vermeye daha yatkınsınız. e-postalar adressiz birikiyor - gelen kutusu organizasyonunun olmaması (ve e-posta borcunda olma endişesi) muhtemelen üretkenliğinizi etkileyen fark ettiğinden daha fazla. Neyse ki, kaotik gelen kutusu deliğinden çıkmanın bir yolu var. Asi gelen kutularımızı daha iyi yönetmek amacıyla, zaman kazandıran (okuma: hayat kurtaran) e-posta yönetimi hack'leri için üretkenlik profesyonellerinden faydalandık ve bu da bizi görünüşte anlaşılması zor Gelen Kutusu Sıfır'a çok daha yaklaştıracak.
İLİŞKİLİ : Tüm Etkili İş E-postalarının Ortak 6 Şeyi
ilgili öğeler
1 E-postayı Bir Seferde Yalnızca 15 Dakika Kontrol Edin
Verimlilik uzmanı ve kurucusuna göre InkWell Basın , Tonya Dalton, kısaca e-postaları kontrol ederek verimliliğinizi en üst düzeye çıkarabilirsiniz, 15 dakikalık patlamalar . 'Gelen kutunuzu toplu olarak kontrol ettiğinizde, kısa bir süre içinde ne kadar çok e-posta okuyup yanıtlayabileceğinize şaşıracaksınız' diyor. 'Anahtar bir zamanlayıcı ayarlamaktır, böylece 15 dakikanızın ne zaman dolduğunu ve ne zaman başka bir işe geçmeniz gerektiğini bilirsiniz.'
ağlamaktan gözlerim şişti
iki E-postalar için Zaman Blokları Planlayın
Aynı şekilde, yalnızca e-posta kontrolü için belirlenmiş zaman dilimlerini (15-ish dakikalık) programlama alışkanlığı edinin. E-postaları gelen kutunuza kademeli olarak girerken sürekli olarak okumak, sonuçta üretkenliği engeller. Sürekli iletişimin çok önemli olduğu meslekler için bir program oluşturmak gerçekçi olmayabilir. Ancak işinize uzun ve sıkı bir şekilde bakarsanız, örneğin her 60 veya 90 dakikada bir e-posta okuma süresini belirlemenin mümkün olduğunu görebilirsiniz. Bir rutine girene kadar takviminizde uyarılar ayarlayın. Birinin size gerçekten ulaşması gerekiyorsa, size tekrar e-posta gönderir, doğrudan mesaj gönder veya arayın. Telefonunuzdaki e-postaları gözden kaçırırsanız, daha sonra yanıtlamayı unutmamak için takip etmeniz gerekenleri okunmadı olarak işaretleyin.
İLİŞKİLİ: Zaman Yönetimini Unutun— Dikkat Yönetim Verimliliğe Giden Daha İyi Bir Yoldur
3 Taslaklar Klasörünü Amacıyla Kullanın
E-posta kutunuzun bir yapılacaklar listesi haline gelmesine izin vermeyin, yukarıdan aşağıya doğru üzerinde çalıştığınız bir şey,' diyor gazeteci ve en çok satan yazarı Charles Duhigg. Daha Akıllı, Daha Hızlı, Daha İyi . Mümkün olan en kötü yapılacaklar listesi, çünkü kelimenin tam anlamıyla herkes buna ekleyebilir.
Yalnızca ilgilenmeniz gerekenleri açarak kendi e-posta yapılacaklar listenizi oluşturun. Anında yanıt gerektiren önemli e-postaları araştırın (örneğin, öncelikli projeler için veya patronunuzdan). ve yalnızca bu mesajları açın veya yanıtla'ya basın. Yanıt penceresini bilgisayarınızda açık tutun veya taslağı taslaklar klasöründe beklemede bırakın. İşte yapılacaklar listeniz: bu yanıt yığını. Daha büyük miktarda daha az alakalı şeyi yırtıp atmaya çalışmak yerine, düşünceli, ikna edici yanıtlar yazmak için öngörülen e-posta zamanınızı kullanın. Bu şekilde amacınız, tamamen boş bir gelen kutusu yerine boş bir taslaklar klasörü oluşturmak olabilir.
4 E-postaları Toplu Olarak Alın
Her ping duyduğunuzda kontrol etmekten kendinizi alamıyorsanız, gelen kutunuzdaki sürekli e-posta barajını yönetmenin (ve dikkat dağıtıcı şeyleri engellemenin) kolay bir yolu, aşağıdaki gibi bir araç kullanmaktır. Toplu Gelen Kutusu Gmail eklentisi sizi sürekli dikkatinizin dağılmasından kurtarabilir. E-postalarınızı bir araya toplar ve dalgalar halinde size gönderir, ancak yalnızca tam olarak seçtiğiniz zamanlarda.
5 Acımasızca Abonelikten Çık
Alakasız haber bültenlerini ve satış bildirimlerini birer birer silmek, üretkenlik yanılsamasına neden olabilir, ancak haftalarca aynı önemsiz postayı dolaşmak yalnızca e-posta verimsizliğini artırır. Dalton, 'Yasaya göre, tüm haber bültenleri bir abonelikten çıkma bağlantısı içermelidir' diyor. 'Abonelikten çıkma isteğinizi göndermek için bu bağlantıya tıklamak için zaman ayırın. Daha temiz bir gelen kutusu şeklinde karşılığını verecek 10 saniyelik bir yatırım.'
beyaz deriyi temizlemenin en iyi yolu
Dalton ayrıca, bir e-posta abonelikten çıkma uygulamasına veya hizmetine kaydolmanın gelen kutunuzdaki karmaşadan kurtulmak için gerekli olmadığını da not eder. 'Bu programların çoğu aslında e-posta adresinizi işlerinde tutmak için diğer şirketlere satıyor' diye ekliyor.
İLİŞKİLİ: Telefonunuzu Nasıl Temizlersiniz?
6 Önizleme Özelliğini Açın
E-posta programınızın varsa önizleme özelliğini kullanın (çoğunda vardır). Bu, bir mesajın ilk birkaç satırına ayrı bir pencerede bakmanıza izin verir, böylece onu okumak için tamamen açmanız gerekmez ve gereksizleri anında silebilirsiniz. (Bonus: Bu ayrıca virüs eklenmiş bir mesajı açma şansınızı da azaltır.)
7 E-postalara Yalnızca Bir Kez Dokunun (ve Beş D'yi Kullanın)
Dalton, bir mesajı açar açmaz 5 D'yi göz önünde bulundurarak harekete geçmenizi önerir: Yap, devret, sil, ertele ve belirle. 'İki dakikadan daha az işlem gerektiren e-postaları hızlı bir şekilde yapın ve başka birinin adına işlem gerektirenleri delege edin' diyor. Herhangi bir işlem gerektirmeyen mesajların aboneliğini hemen iptal edin ve silin ve tamamlanması iki dakikadan fazla işlem gerektiren bildirimleri erteleyin. Son olarak, gelecekte daha kolay bulabilmeniz için ilgili bilgileri içeren e-postaları ayrı bir klasöre dosyalayın.
netflix'teki en iyi aile cadılar bayramı filmleri
İLİŞKİLİ: E-posta Görgü Kurallarının Herkesin Uyması Gereken 7 Emir
8 Klasörler Arkadaşınızdır
Gelen kutunuzu varsayılan depolama alanı olarak kullandığınızda, hızla dijital bir çöp kutusuna dönüşür ve bu da ihtiyacınız olanı bulmayı zorlaştırır, diyor. Peggy Duncan , Atlanta'da bir kişisel üretkenlik uzmanı. Mesajları manuel olarak klasörler halinde sıralayabilirsiniz, elbette, ancak daha da iyisi, mesajları doğrudan tercih edilen bir klasöre yönlendiren otomatik filtreler ayarlayabilirsiniz. Örneğin, Facebook'tan gelen bildirimler doğrudan bir Sosyal Medya klasörüne gidebilir. Pazarlama ekibinden gelen tüm mesajlar doğrudan Pazarlama Girişimleri dosyanıza kaydedilir. (Gmail bunu otomatik olarak yapar, ancak Microsoft Outlook gibi diğer e-posta hizmetleriyle benzer bir sistem kurabilirsiniz.) Haber bültenleri gibi tek bir türdeki tüm e-postalar kendi klasörlerinde gruplandırıldıktan sonra, tüm istenmeyenleri seçerek ve silebilirsiniz. tek bir tıklama. Size ve yapılacaklara uygun bir otomatik e-posta sıralama ayarı bulun ve buna bağlı kalın.
9 Hazır Yanıt Taslağı
Benzer istekler içeren birden fazla mesaj alırsanız, Dalton, her e-posta yanıtıyla biraz kişiselleştirebileceğiniz ve ayarlayabileceğiniz varsayılan bir hazır yanıt yazmanızı önerir. 'Varsayılan yanıtı e-posta imzalarınızdan biri olarak kaydedin, böylece e-postalarınızın gövdesini kolayca otomatik olarak doldurabilirsiniz' diyor. Dahi, değil mi? (Alıcı ve durum için değişiklik yapmayı unutmayın.)
İLİŞKİLİ: Evden Çalışırken İşleri Nasıl Gerçekleştirebilirsiniz?
10 Postaları Sıralamak için Takma Ad Hesabı Oluşturun
Birçok e-posta platformu (Gmail dahil), tümü tek bir gelen kutusuna beslenen takma ad hesapları oluşturmanıza olanak tanır. Dalton, faturaları ve diğer kritik finansal belgeleri düzenlemek için kullandığı taktik hakkında 'Takma hesaplarımı tek bir klasöre aktarılacak şekilde ayarladım' diyor. 'Oturup tüm mali durumumu halletmek için zaman ayırdığım Cuma sabahına kadar bu e-postaların hiçbiriyle ilgilenmiyorum.'
Kurabiye hamuru ne kadar süre soğutulur
on bir Sadece. yapma. yanıtla.
Orada, söylendi. Bu tavsiye, bariz önemsiz postalarla uğraşmanın ötesine geçiyor ve açıkçası patronunuzu gölgelemeye göz yummuyoruz. İki masa aşağıdan iş arkadaşınızdan gelen mesajdan bahsediyoruz. Duhigg, insanların genellikle cevapları muhtemelen kendi başlarına bulabilecekleri zaman sorular sorduklarını savunuyor. Ve eğer cevap vermezsem, gidip o cevapları bulacaklar. Bu tür bir düşünceyi kaba hissetmeden nasıl uygularsınız? Kendiniz ve kendi zamanınız hakkında başkalarının zamanından daha fazla endişe ederek (ah!). Pratik yapmak için bir mantra: İnsanlara sırf bana e-posta gönderdiler diye yanıt vermem için hiçbir neden yok.
12 Gelen Kutusu Sıfır Rüyasını Yeniden Düşünün
Bu belki de herkes için doğru bir bilgelik incisi olmayabilir—her günü temiz bir gelen kutusuyla bitirmek ve başlamak konusunda pek çok insan için son derece tatmin edici bir şey vardır. Ama sizin için belki bu beklenti gerçekçi değil ve hatta biraz boğucu. Duhigg, gelen kutunuzu dini bir şekilde boşaltmanın gerçekten zaman kaybı (ve belki de gerçekten başka bir şey hakkında) olabileceğini söylüyor. Sil, sil, sil tuşlarına basmak tatmin edici olabilir veya üretken görünebilir, ancak neden rahatsız oluyorsunuz? Soruyu soruyor: Bunu, kendini iyi hissettirdiği için mi yoksa gerçekten faydalı olduğu için mi yapıyorsun? Ve eğer kullanışlı değilse, belki temiz bir gelen kutusuna ihtiyacınız yoktur ve belki de bunu bir başarı barometresi olarak kullanmayı bırakmalısınız.
İLİŞKİLİ: Ekran Süresini Azaltmak için 8 Uzman Dijital Düzenleyici İpuçları
