Yazışmalarınız ister kişisel ister profesyonel olsun, hepimiz zaman zaman sahte e-posta göndermekten suçluyuz. (Keşke bu uygunsuz e-postayı yanlış kişiye iletme hafızasını silebilseydiniz!) Bir dahaki sefere kitleler için bir mesaj taslağı oluşturduğunuzda, yüz kızartıcı bir iletişim kazasından kaçınmak için bu e-posta görgü kurallarını uygulayın.

İLİŞKİLİ: Ofis Dışında Bir E-postaya Eklemeniz Gereken (ve Dahil Etmemeniz Gereken) Her Şey

ilgili öğeler

1 Tümünü Dikkatle Yanıtlayın

Finesse Worldwide CEO'su Aimee Symington, dağıtım listesindeki herkesin ne söylemeniz gerektiğini bilmesi gerekmedikçe hepsini yanıtlamayın, diyor. Listedeki isimleri gözden geçirmenizi ve yalnızca gerçekten yanıt vermenize ihtiyaç duyanlara yanıt vermenizi önerir. Bu, yalnızca gönderene veya yedi alıcıdan üçüne yanıt vermek anlamına gelebilir. Yöneticiniz veya meslektaşınız bir şeye kopyalanmak istiyorsa, isteğine saygı gösterin.

Düşünceli cevaplar başkalarına zaman kazandırabilir. Protocol School of Texas'ın kurucusu Diane Gottsman, ister iş ister sosyal nedenlerle olsun, insanların önemsiz e-posta akışından rahatsız olmaya başlayacaklarını çünkü onları açmayı bırakmaları gerektiğini söylüyor. Bu nedenle, bir dahaki sefere brunch'a davet edildiğinizde, hepsini Can't make it ile yanıtlamadan önce iki kez düşünün.

iki Bir Konu Satırını Asla Boş Bırakmayın

Awesome Etiquette podcast'inin ortak sunucusu Lizzie Post, iyi bir konu satırının alıcıların e-postaya öncelik vermesine yardımcı olduğunu söylüyor. Ne yaparsanız yapın, boş bırakmayın. Bir konu satırı oluştururken, onu spesifik ve özlü yapın ve yazım ve dil bilginize dikkat edin. Post, bir kişinin fark ettiği ilk şey olduğunu söylüyor.

İLİŞKİLİ: 5 Basit Adımda İş Hayatınızı Organize Edin

Bir konu satırı e-postanın içeriğini yansıtması gerektiğinden uzmanlar, konuşma akışı sırasında konu satırını güncellemenizi önerir. Gottsman, bir e-postanın aciliyetini önemsizleştirebilecek (düşün: önemli bir iş sorununun başlığını atmak için hızlı soru) veya birinin zaten okuduğunu düşündüğü bir mesajı kaçırmasına neden olabilecek konu satırlarından kaçının. Bir e-posta orijinal mesajdan çok uzaklaştıysa yeni bir konu başlatmayı önerir.

3 Anında Yanıt Verin

Uzmanlar, e-postalar için uygun bir yanıt süresi konusunda hemfikir olmasalar da, hemen hemen her e-postanın bir yanıtı hak ettiği konusunda hemfikirler. Basit bir yanıt (Anladım, teşekkürler veya İyi bir plana benziyor) yeterli olacaksa, bir e-postayı okur okumaz yanıtlamaya çalışın.

Bazen bir e-posta, toplanması birkaç gün sürebilecek bilgiler gerektirebilir; ancak bu, insanları askıda bırakabileceğiniz anlamına gelmez. Symington, e-postalarını aldığınızı ve mümkün olduğunda geri döneceğinizi bilmelerini sağlayın.

Seyahat ediyorsanız veya seyahat ediyorsanız bir otomatik yanıt mesajı kullanmayı unutmayın. ofisin dışında , diye ekliyor, böylece diğerleri bir yanıt beklememeleri gerektiğini biliyorlar.

4 Dikkatle İleri

Post, doğru nedenlerle doğru kişilere yönlendirdiğinizden emin olun, diyor. İletmeden önce, içeriğin hassasiyetini değerlendirin; bu, tüm ekleri, mesajla ilişkili herkesin adlarını ve iletişim bilgilerini içerir. Bazı insanlar iletişim bilgilerinin gizli kalmasını tercih eder. Bir ileti dizisi bir tartışmanın çok fazla ayrıntılı noktasını içeriyorsa, yeni bir e-posta başlatın.

İLİŞKİLİ: Son Derece Can Sıkıcı 5 İş Arkadaşı Durumuyla Nasıl Başa Çıkılır?

5 Birinin Hacklenip Hacklenmediğini Söyleyin

Hepimiz oradaydık. Bir virüs ele geçirilir ve biz farkına varmadan Büyükbaba'ya herkesin yüzünü kızartacak bağlantılarla spam göndeririz. Açıkça bir virüs alırsanız, neler olup bittiğini bilmeyebilecek kurbanı bilgilendirin. Symington, 'Bunun olduğunu size bildirmek istedim' deyin. Bu yapılacak güzel bir şey.

6 E-posta Gönderme Sanatına Saygı Duyun

Kişisel olarak iyi bir izlenim bırakmayı önemsiyorsunuz, o halde neden e-posta kişiliğinizi aynı standartta tutmuyorsunuz? Symington, e-postanın sizin bir yansımanız olduğunu ve bir metinden çok bir mektup gibi yazılması gerektiğini, ancak yine de kısalığı akılda tutarak yazılması gerektiğini söylüyor. Yazım, dilbilgisi ve noktalama işaretlerinizi kontrol edin. Tümü büyük harfler bağırdığınızı gösterir ve tüm küçük harfler tembel olduğunuzu gösterir. Çok fazla yazı tipi, renk ve gülen yüz rahatsız edici olabilir, diye ekliyor.

Mizahı abartmaya çalışmadan arkadaş canlısı olun. Gottsman, espri anlayışınız olsa bile dikkatli olun, diyor. E-postada ton çok sık karışır ve birisi şakanızı anlamadığı için profesyonellikten uzak görünmek istemezsiniz.

7 Unutmayın: Akşam Yemeğinde E-posta Yok

Post, önemli biriyle sıradan bir yemek yiyorsanız (ve randevu gecesi yarın), ancak bir akşam yemeğinde kesinlikle e-postaları kontrol etmeyin, diyor. Ofisteki toplantılara gelince, duruma göre değişir. İş arkadaşlarınız, toplantılar sırasında e-postaya erişmek için konferans odalarına telefon veya dizüstü bilgisayar getiriyorsa, muhtemelen sorun yoktur. Şirket kültürlerinin e-posta konusunda farklı politikaları olacağının farkında olun, diyor. Uygun olması için işinizde e-postanın doğasını bilin.