Zaman yönetiminin birçok insan için üretkenliğe yönelik ulaşılmaz ve yetersiz bir yaklaşım haline gelmesinin bir nedeni var. Belki de zayıf zaman yönetimi becerilerini en büyük eksikliğiniz, sizi evde ve işte geride tutan bir şey olarak görüyorsunuz. Ama neden birinin zamanı 'yönetmesi' beklensin ki? Zaman belirsiz, otonom bir yapıdır ve bu nedenle doğası gereği yönetilemez.
Kendine kaç kez gideceğini söyledin? bu şeyi yap öğleden sonra 2'de Bu şeyi saat 2'de yapmaya başlarsınız, ancak daha acil bir e-posta gelir— şey !—ve buna cevap vermen gerekiyor. sonra senin tarafından büyülenirsin diğer e-postalarla dolu gelen kutusu ; bu pencere açıkken bunlara da cevap verebilir. Bir e-posta, arkadaşınızın geçen gün size gönderdiği ve okumayı unuttuğunuz başka bir makaleyi hatırlatan bir makaleye bağlantı verir. Okumaya başlıyorsunuz ve saatin zaten 2:28 olduğunu fark ediyorsunuz ve bunu yapmak için yalnızca bir saat ayırdınız. (Kaygıyı ve kendini azarlamayı belirtin.)
Saati öğleden sonra 2'ye geri çeviremez ya da bu 28 dakikalık çalışmayı telafi ederken zamanı duraklatamazsınız. ne sen Yapabilmek Bunun yerine, üretkenliğin nasıl elde edilmesi gerektiğini düşündüğünüzü yeniden çerçeveleyin. Zamana ayak uydurmaya çalışmak (ve başarısız olmak) yerine, Dikkat - ne zaman ve neye konsantre olacağınızı (veya yapmayacağınızı) seçme yeteneği.
yarım buçuk yerine ağır krem şanti kullanabilir miyim
Zaman yönetimi neden artık onu kesmiyor?
'Üretkenliğe giden yolu zaman yönetimi açısından ifade ettiğimiz sürece, her zaman sekiz topun arkasında olacağız' diyor. Maura Thomas , bir üretkenlik uzmanı ve yazarı Dikkat Yönetimi .
Thomas'a göre, bir kavram olarak zaman yönetiminin pek çok kişiye uymamasının iki ana nedeni vardır. “Bir, zaman yönetimi dediğimizde, aslında zaman üzerinde kontrolümüz olduğu yanılsamasını veriyor, aslında hiçbirimiz yokken zaman, ne yaparsanız yapın ilerliyor” diye açıklıyor.
İkincisi, çoğu insan zamanını yönetmeyi düşündüğünde, ilk içgüdüsü kendileriyle randevu almaktır (sabah 9'da üç aylık analizimi bitireceğim; 10:30'da e-postaları yanıtlamaya başlayacağım). Sorun, Thomas'ın işaret ettiği gibi, kendinizle bir randevuyu bozmanın kolay - en kolay - olmasıdır. Seni kim durduracak?
Zaman hala gerekli ve önemlidir, ancak kişisel üretkenlik duygunuzu zincirlediğiniz tek şey olmamalıdır. Thomas, takviminizi yalnızca 'zamanla güçlü bir ilişkisi olan' şeyler için kullanmanızı önerir. Bunlar, diğer insanlarla olan randevularınız, olaylar, vadesi gelen projeler için son teslim tarihleridir.
Teknik olarak bir son teslim tarihi olmayan ve gerçekten bir başkasına karşı sorumlu olmadığınız diğer görevlerin zamanla daha zayıf bir ilişkisi vardır. Bu gibi durumlarda, elbette, saat 3'te bir şey üzerinde çalışmayı planlayabilirsiniz, ancak 'o zaman bloğunda dikkatinizi de kontrol etmezseniz, önemli değil' diyor Thomas. 'Bu zaman bloğu sona erdiğinde, dikkatinizi de yönetmezseniz görev tamamlanmayacaktır.'
'Zaman yönetmek, takviminizde kendinizle randevu almak anlamına geliyorsa, bunda başarısız oluyoruz ve her zaman başarısız oluyoruz' diyor. 'Fakat şu anda başarısız olmamızın nedeni, dikkatimizi dağıtan çok fazla şeyin olması.'
İLİŞKİLİ: Evden Çalışma İpuçları Gerçek Basit Editörler Yemin Ediyor
Dikkatinizi yönetmek ne anlama geliyor?
Thomas, araştırması, yazımı ve öğretim üretkenliği deneyimi sayesinde, dikkat yönetimini 'size kafanızın nerede olduğunu tanıma fırsatı veren ve beyin durumuna geçme yeteneği veren bir davranışlar toplamı olarak tanımlamıştır. şu anda daha alakalı.'
Dikkat yönetimi, hepsi birbiriyle ilişkili olduğu için zaman veya zaman yönetimi kavramından tamamen ayrı değildir. (Thomas'ın kabul ettiği gibi, 'bazı yönlerden anlambilimden bahsediyoruz, ancak kullandığımız kelimeler güçlüdür.')
Ancak bir kavram olarak amacı, anlayışınızı ve stratejinizi değiştirmektir. Nasıl sen kendini motive et : Hiç kimsenin kontrol edemediği bir şey olan zamanı kontrol etmeye odaklanmak yerine, dikkatinizi kontrol etmeye odaklanabilirsiniz - bu çok yapılabilir bir şey (pratik ve irade ile de olsa). Basitçe söylemek gerekirse, Thomas insanlara çaresiz olmadıklarını hatırlatmaya ve yoğun günlerin kontrolünü yeniden kazanmaları için onları güçlendirmeye kararlı.
çaydanlığın paslanması nasıl önlenir
Dikkat yönetimi için kendi kapasitenizi öğrenin
Dikkat yönetimini bir üretkenlik yöntemi olarak anlamak için öncelikle dikkatin kendisinin hem genel olarak hem de kişisel olarak nasıl çalıştığını anlamamız gerekir. Thomas'ın bahsettiği o 'beyin hallerine' ya da günün herhangi bir noktasında meşgul olduğumuz ve arasında hareket ettiğimiz 'dört çeyreğe' geri dönelim.
'İçinde olabileceğimiz farklı beyin durumlarını gevşek bir şekilde kategorize edersek -elbette sonsuz sayıda vardır- ama genel olarak bunlar şunlardır: 1) Tepkisel ve Dikkati Dağınık, 2) Odaklanmış ve Dikkatli, 3) Hayal kurma veya Zihin Geziciliği ve 4) Akış.'
1. Tepkisel ve Dikkati Dağınık
Bu, ister evde oturan bir ebeveyn olun, ister bir kurumsal danışman olun, çoğu insanın gün boyunca kaldığı boşluktur. Bu durumda olabilirsin denemek odaklanmak, ancak yine de çevreniz üzerinde kontrolünüz yok ve dikkat dağıtıcıların insafına kalıyorsunuz: e-posta bildirimleri, Gevşek pingler, telefonun çalması, havalı bir makale okumak isteme, hızlı bir soru sormak için masanıza gelen biri, aç bir atıştırmalık veya bir görevi kesen bir çocuk sen evde çalışırken .
Thomas, 'Bir şeyden diğerine geçiyoruz... ve günümüzde sadece çoklu görev yapıyoruz - ya da daha doğrusu görev değiştiriyoruz -' diyor. Bir projeyi sonuna kadar götürmek niyetiyle başlatabilirsiniz, ancak çok sayıda dış dikkat dağıtıcı ve içsel ertelemek için cezbedici sizi tepkisel ve dikkati dağılmış durumda tutar; bu, şaşırtıcı olmayan bir şekilde, optimum üretkenlik için içinde bulunulması gereken ideal dikkat yönetimi çeyreği değildir.
2. Odaklanmış ve Dikkatli
Thomas, 'Bu ikinci kova bir nevi tam tersi' diyor. odaklanmış ve dikkatli durum aktif olarak konsantre olduğunuz bir tanesidir. Tüm dikkatinizi tek bir göreve odaklamak (uzun bir e-posta raporu yazmak ve göndermek) veya belki de belirli bir zaman ve konsantrasyon miktarını bir dizi göreve ayırmak (koyduğunuz birkaç e-postayı göndermek için zaman ayırmak) için çaba harcıyorsunuz. kapalı).
Her iki durumda da, Thomas bu kadranda 'rahatsız edilmediğinizden emin olmak için adımlar atıyorsunuz, içeri sızan diğer düşünceleri aktif olarak dışarı atıyorsunuz ve dikkatinizi uzun bir süre daha bilişsel olarak koruyorsunuz' diyor. talep edilen görev.'
Bu, en üretken ve verimli benliğiniz olmak için yararlanabileceğiniz en bariz boşluktur. Thomas referansları Cal Newport , yazar ve bilgisayar bilimi doçenti Georgetown Üniversitesi'nde popüler hale gelen 'Derin Çalışma' terimi bu durumda gerçekleşen iş türünü tanımlamak için.
İLİŞKİLİ: Yoğun Bir İş Gününe Gizlice Girebileceğiniz 3 Kolay Farkındalık Tekniği
3. Hayal Kurmak veya Zihin Dolaşmak
Thomas, 'Burası, dikkatimizi aktif olarak özellikle herhangi bir yere yönlendirmediğimiz, ancak dikkat dağıtıcı şeylere aktif olarak direndiğimiz yer' diye açıklıyor. 'Zihninin dolaşmasına izin veriyorsun ve sadece olmak ve bir metin göndermek için telefonunuzu çıkarmaya, TV'yi açmaya ve hatta bir podcast yayınlamaya kasıtlı olarak 'hayır' diyorsunuz. Thomas bunları, otobüsü beklediğiniz, bir kafede sipariş vermek için sıraya girdiğiniz veya arabanızı almak için bir park yerinde yürüdüğünüz sessiz anlar veya 'arada' anlar olarak adlandırır.
Bu arada kalan anları aktivite veya dikkat dağıtıcı şeylerle doldurmak zararsız, hatta akıllıca, hatta üretken görünebilir! (Neden asansöre binerken bazı e-postaları atmıyorsunuz?) ve çoğu zaman da öyle olabilir. Ancak dengeyi bulmak önemlidir, çünkü tüm güzel şeyler bu küçük zihin boşluklarında gezinirken olur.
“Bu hayal kurma hali, içgörüye sahip olduğumuz, fikir edindiğimiz ve yaratıcılığımızın gerçekten ortaya çıktığı zamandır” diyor. 'Bir içgörüye, yeni bir fikre sahip olmayı veya bir sorunu çözmeyi kendinize emredemezsiniz. Sadece o sessiz anlarda böyle şeyler olabilir. Bir şekilde, yapmıyorsak, yapmıyorsak, yapmıyorsak üretken olmadığımızın farkına vardık. Ama gerçekten, tam tersi doğrudur.'
4. Akış
Ve son olarak, beyninizin diğer üç çeyreğin herhangi birinden farklı çalıştığı, derinden odaklanmış psikolojik durum olan akış vardır. Bu psikolojik kavram ilk olarak Macar psikolog Mihály Csíkszentmihályi tarafından tanındı ve isimlendirildi ve kişinin kendi görevinde zahmetsizce kendini kaybetmesini içeriyor. 'Akışta olduğunuzda ne anlama geliyor, beyninizin zaman ve mekanda kendini tanıyan kısmı (açım, üşüyorum, bu sıkıcı, merak ediyorum Instagram paylaşımımı beğenen var mı) 'diyor Thomas. 'Eldeki göreve tamamen dalmış durumdasınız; bu, yaptığınız şeyde tam bir emilimdir.'
Başka bir deyişle, farkına bile varmadan bölgedesiniz. Verimlilik için mükemmel zihinsel yer, değil mi? Ancak bir nokta var: 'Kendinizi akışa yönlendiremezsiniz' diyor Thomas, bununla birlikte, '[eğer] uzun bir süre odaklanmış ve dikkatli kafa boşluğunda kalırsanız, şanslı olabilirsiniz. akışa çevirmek için yeterli.'
“Bunlar, beyin aktivitemizi bir araya getirebileceğimiz dört beyin durumudur ve dikkat yönetimi, nihayetinde, hangisinin içinde olduğunuzu fark etme ve ardından o anda size en iyi hizmet edecek olana bilinçli olarak geçme yeteneğidir” diyor.
Dikkatinizi nasıl yönetirsiniz
Dikkat yönetiminde ustalaşmanın ilk adımı, belirli bir anda zihninizin nerede olduğunun farkındalığını geliştirmekse, ikincisi, eldeki görev için hangi beyin durumunun ideal olduğunu fark etmek ve sonra onu elde etmek için kasıtlı olarak kendinizi o beyin durumuna kaydırmaktır. bitti.
'Odaklanmış ve dikkatli' - daha yaygın olan 'tepkisel ve dikkati dağılmış' durum değil, yoğun bir günde yaşamak için ideal bir zihinsel yer olduğunu söylemek doğru olur. Ama sabahları uykulu ve sisliyken ilk iş oraya nasıl gidersiniz? Veya öğlen saatlerinde tabağınızdaki görevler resmi olarak bunaltıcı olduğunda? Ya da öğleden sonra 3 civarında. aç olduğunuzda, yorgun olduğunuzda ve iş arkadaşlarınız (veya aileniz) rahatsız mı oluyor? Kontrolü geri alıyorsun.
güneş ışığı istemeyen ofis bitkileri
'İnsanlar bana işlerini halletmeleri gerektiğini söylüyorlar, ancak [yapamıyorlar çünkü] insanlar onları kesintiye uğratıp duruyor. İnsanlar her zaman sözünü kesecek,' diye açıklıyor Thomas. 'Sözünüzün kesilmesini durdurmanın tek yolu, insanlara bir süreliğine sizi rahatsız etmekten vazgeçmelerini söylemektir.'
Thomas'ın dediği gibi: Dikkat, dikkat dağınıklığının panzehiridir. Dikkatinizi dağıtan şeylerin sizi kontrol etmesine izin vermek yerine, onlar üzerinde kendi aracınızı tanıyın. “Dikkatinizi kontrol etmek için [başlarken] en kritik iki teknik, çevrenizi ve teknolojinizi kontrol etmektir” diyor. İşte nasıl.
Çevrenizi kontrol edin
Bunu yapmanın bir yolu, odaklanmaya çalıştığınız diğer kişilerle iletişim kuran sinyaller yaratmaktır. Tam anlamıyla bir rahatsız etmeyin işareti olabilir; kulaklık da takıyor olabilir; bir ofisiniz veya ayrı bir çalışma alanınız varsa, kapıyı kapatıyor olabilir; ya da ihtiyacınız varsa yukarıdakilerin hepsi olabilir. 'Sinyal ne olursa olsun, bu konuda açık olun - insanların kulaklığınız var diye bunun rahatsız etmeyin anlamına geleceğini bilmesini beklemeyin. Onlara söylemelisin,' diye ısrar ediyor Thomas. 'Rahatsız etmeyin sinyalim açıksa, bu gerçekten acil bir durum olmadıkça beni rahatsız etmeyin demektir. Bu, ortamınızı kontrol etmenin bir örneğidir. '
Bütün gün boyunca 'beni rahatsız etmeyin' sinyalinin gelmesini beklemek gerçekçi değil, ancak Thomas, örneğin her saatte 20 dakika veya günde iki kez 90 dakika kadar derin odaklanmak için kendinizi kapatmanızı tavsiye ediyor. gün. 'Sıklık ve süre size bağlıdır ve işinizin doğasına veya çevrenizdeki insanların size ne kadar ihtiyacı olduğuna bağlıdır' diyor.
Teknolojinizi kontrol edin
Dikkatin dağılmadığı bir ortam oluşturduktan sonra, en büyük dikkat dağıtıcı şeyi ortadan kaldırmanın zamanı geldi: cihazınız. Her bildirim başlığı, sayı, nokta, ping, DM, dikkatinizi çekmek için tasarlanmıştır. Onlar da iyi bir iş çıkarıyorlar, ancak düşündüğünüzden daha fazla kontrole sahipsiniz.
Thomas, 'Ortamınızı ve dikkatinizi kontrol etmenin ikinci adımı, e-postanızı kapatmak veya çevrimdışı ya da rahatsız etmeyin moduna geçmektir,' diye tavsiyede bulunuyor. Evet, üzerinde çalıştığınız görev e-posta olsa bile.
'Eğer 50 [e-postam] varsa, cevap vermem gerekiyor, bunu yapmanın tek yolu yeni mesajların gelmesini engellemek' diyor. 'Aksi takdirde mevcut 50'ye ulaşamam, çünkü ilkine cevap vereceğim ve sonra yeni bir tane olacak (ve bir yenisi ve bir yenisi).' Dikkatinizi yalnızca yeni e-postalara çevirin sonra yanıtlamak üzere yola çıktığınız mevcut iletilere yanıt verdiniz.
duvar köşeleri nasıl boyanır
Ardından telefonunuzu ve 'çevrenizde vızıldayan, ping yapan, titreşen veya başka bir şekilde dikkatinizi çeken her şeyi saklayın' diyor Thomas. Rahatsız Etmeyin moduna alın, sessiz ve yüzü aşağı dönük - hatta daha iyisi, bir yerde gözden uzak. 'Araştırmalar gösteriyor ki, telefon kapalı ve yüzü aşağı dönük olsa bile, yalnızca telefonumuzun varlığı bile dikkatimizi dağıtıyor.' (Panik yapmayın, belirlenen odak süreniz dolduğunda telefonunuzu, e-postanızı, Google sohbetlerinizi, Twitter'ı ve diğer her şeyi kontrol edebilirsiniz.)
Beğenen biriyseniz arkaplan gürültüsü , ne dinlemeyi seçtiğinize dikkat edin. Bir podcast düşünebilirsiniz, Ofis tekrarlar veya rap müzik odaklanmanıza yardımcı olur, ancak tam tersini yapıyor olabilir.
'Herkes farklıdır, ancak araştırmalar genel olarak bunun çok dikkat dağıtıcı olduğunu gösteriyor. İnsanların dikkatini en çok dağıtan şey, diğer insanların sesleridir,' diyor Thomas. 'Gerçekten gürültü istiyorsanız, gürültü yapın: klasik müzik, okyanus dalgası sesleri, cırcır böceği cıvıltıları veya ateş çatırdaması.'
İLİŞKİLİ: Beyaz Gürültü, Pembe Gürültü veya Kahverengi Gürültü—Sizin İçin Hangi Renk?
Görevleri parçalayın ve durma noktaları belirleyin
Bir görevi yapma zamanının geldiğine karar verdiğinizde ve olası kesintileri ortadan kaldırdığınızda, bu görevi 'bitene kadar veya başlamadan önce belirlediğiniz durma noktasına gelene kadar' yapın. Zaman ve dikkatin el ele gittiği yer burasıdır.
Bu büyük bir görevse, tamamlanması sizin belirlediğiniz durak noktalarınız olacak, ulaşılabilir parçalara bölün. Bitirinceye kadar tüm dikkatinizle her birine odaklanın. Veya bir zamanlayıcı ayarlayın ve tüm dikkatinizi o zaman diliminde yapabileceklerinizi tamamlamaya yönelteceğinize karar verin.
Eski alışkanlıklarda reform yapmaya başlayın
Bu adım, dikkatinizi odaklamayı ikinci doğa haline getirmek için yukarıdaki alışkanlıkları uygulamakla ilgilidir.
'İnsanlar bana çok soruyor, 'Cihazlarımıza bağımlı mıyız?' Ben bir psikolog değilim, ancak size söyleyebileceğim şey, teknolojimizin bilerek alışkanlık oluşturduğudur,' diyor Thomas. 'Telefonlarımızdaki tüm uygulamalar...dikkatimizi çalmak için tasarlandı.'
Görevden göreve geçiş yapmak veya bir bildirimi silmek, bir metni kontrol etmek, arka plan gürültüsü için TV'yi açmak gibi şeylerin hepsi günlük hayatımızın dokusunun bir parçası haline geldi. Esasen her fırsatta dikkatimizin dağılması için eğitildik. Thomas, 'Dikkat dağıtmaya alıştık' diyor.
Dikkat dağılmalarını azaltarak, 'onsuz uzun sürelere daha fazla alışırsınız ve daha uzun süre odaklanabilme yeteneğinizi geliştirmeye başlarsınız' diyor. 'Dikkatinizin dağılması gibi, dikkatinizi dağıtan şeyleri kontrol etmek de dikkat sürenizi artırır. [Sonunda], birkaç dakikada bir geçiş yapmak yerine, geçiş yaptığınızda daha fazla seçim yapma olanağına sahipsiniz.'
Thomas, 'Bizim için en önemli şeyleri başaramamamız - üretkenliği bu şekilde tanımlıyorum - gün içinde yeterli zamanımız olmadığı için değil,' diye bitiriyor Thomas. 'Çevremizdeki her şeye karşı tamamen çaresizmişiz gibi davranıyoruz, oysa aslında öyle değiliz. Bana göre, bu en önemli mesaj ve en tutkulu olduğum mesaj... İnsanların, dikkatinizin kontrolünün sizde olduğunu gerçekten anlamasını istiyorum. Eh, belki şu anda yapmıyorsun, ama yapabilirsin.'
İLİŞKİLİ: Ertelemeyi Durdurmak İster misiniz? İşte Şimdi Deneyebileceğiniz 7 Farklı Püf Noktası (Daha Sonra Değil)
