İŞ YERINDE ETKILI E-POSTALAR NASIL YAZILIR | GERÇEK BASIT - ÇEVRIMIÇI İLETIŞIM VE GÖRGÜ KURALLARI

Bir iş arkadaşınızdan fazla ayrıntılı yönergeler, karışık istekler veya yol çok fazla gereksiz alıcı dahil, işte etkili e-posta iletişiminin önemini bilirsiniz. Organizasyon veya düşünce olmadan gönderilen e-postalar aslında iş akışını engelleyebilir, genellikle insanları rahatsız edebilir ve aksi takdirde önlenebilir yanlış iletişime neden olabilir.

Peki, ayrıntılı ve özlü arasında doğru dengeyi sağlayan net ve etkili bir e-postayı nasıl hazırlarsınız; Dahil olan tüm doğru insanlar için tüm doğru konulara isabet eden biri mi? Öncelikle bir şeyin ne zaman e-posta yoluyla gönderilmesi gerektiğini bilmelisiniz—doğrudan mesajın aksine, kişisel görüşme veya telefon görüşmesi . E-postalar, daha uzun talimat listeleri göndermek, bir projeyi kontrol etmek veya dosya paylaşmak için idealdir. E-posta iletişimi ayrıca daha sonra başvurmanız gerekecek önemli konuşmaların yazılı bir kaydını da sağlayacaktır. İşte tüm etkili e-posta yazarlarının 'gönder'e basmadan önce yaptığı altı şey.

1. Konu Satırını Büyütün

Her şeyden önce, konu satırını mesaja ve/veya yanıtınıza göre uyarlamak isteyeceksiniz. Geçen hafta size e-posta gönderen birine mi yazıyorsunuz? Eski, alakasız bir mesajı açıp 'yanıtla' düğmesine basmayın - alıcınız bir hafta önce size ne yazdığını tam olarak unuttu. Onları yönlendirmeye yardımcı olun ve yeni konuyu veya mesajlarına yanıtınızı yansıtan yeni bir konu satırıyla bir yanıt oluşturun (örneğin, en yeni müşterimiz Jane Doe hakkında arka plan bilgisi veya Cleveland'daki yeni evimize yol tarifi), diyor Peggy Duncan. Atlanta'da kişisel verimlilik uzmanı. Alıcının kafasını karıştırma olasılığınız daha düşük olacak ve mesajınızı daha sonra bulmak daha kolay olacaktır.

ağır krema veya yarım buçuk

İkincisi, spesifik olun. Örneğin, burada kötü/belirsiz bir konu satırı var: Personel toplantısı. Şimdi, işte daha iyisi: Lütfen bu eki saat 14.00'e getirin. Personel toplantısı. Gereken bir eylem veya nerede ve ne zaman ayrıntıları gibi ayrıntıları eklediğinizde, alıcının mesajınızın önemini anında ölçmesine yardımcı olursunuz, diyor yazarı Marsha Egan. Gelen Kutusu Detoksu ve E-posta Mükemmelliği Alışkanlığı (20 $; amazon.com ). Ayrıca, gerekli görevi tamamlamayı hatırlamalarına da yardımcı olacaktır.

Konunun ne olması gerektiğinden emin değil misiniz? E-postayı daha sonra bulmak zorunda kalsaydınız kullanacağınız anahtar kelimeleri düşünün, diyor Nick Morgan. Beni duyabiliyor musun? Sanal Bir Dünyada İnsanlarla Nasıl Bağlanılır (11 dolar; amazon.com ).

2. Ayrıntılı Talimatlar Sağlayın

Yazılı talimatların netliği, bir iş e-postasının etkinliğini artırabilir veya bozabilir. Bir grup insana ilgili görevler veriyorsanız, bunları kişiye göre ayırın ve herkesin özellikle her birinden tam olarak neye ihtiyacınız olduğunu bilmesine yardımcı olmak için madde işaretleri kullanın.

3. Alıcıları Dikkatlice Seçin

Alıcıları eklemeden önce e-postayı yazın, diyor Vanessa Van Edwards, İnsanlarla Başarma Bilimini Büyüleyin (12 dolar; amazon.com ). Bu, yalnızca korkunç yanlışlıkla göndermeyi engellemekle kalmaz, aynı zamanda e-postanın içeriğine göre alıcılar eklemenize de izin verir. Bu uzun, çok kişili e-posta zincirlerinden kaçınmak ister misiniz? Bir belge gibi bir şey hakkında yorum yapmak için birkaç kişiye ihtiyacınız varsa, herkesin binlerce e-posta göndermeden tek bir alanda değişiklik önerebileceği paylaşılabilir bir dosya (Google Dokümanı gibi) oluşturmayı düşünün.

İLİŞKİLİ: Ofis Dışında Bir E-postaya Eklemeniz (ve Etmemeniz) Gereken Her Şey

4. Boşaltma Dilini Kesin

Düzeltilmesi gereken bir snafu hakkında e-posta mı gönderiyorsunuz? Bunun ne kadar zor olduğu ya da kimin hatası olduğu konusunda şiirsellik kazanmak yerine, Ihtiyaç duyulan eylem bir sorunu gidermek için. Örneğin, 'Müşterinin sunumumuzla ilgili bir sorunu var ve bu sorunu çözmesi zor olacak' demek yerine, 'Müşterinin çağrımızda gündeme getirdiği bir şeyi düzeltmek için yardımınızı çok isterim' deneyin. Bu yapacak olumsuz geribildirim vermek veya e-posta yoluyla hoş olmayan görevler istemek daha etkili.

5. Yanıt Talimatlarını Dahil Edin

E-postanız yanıt gerektirmese bile (önümüzdeki iki saat boyunca bir doktor randevusunda olacağım veya raporunuzu bugün yerine yarın teslim edebilirsiniz), birçok kişi bunu bir Tamam veya Teşekkür ile kabul etmek zorunda hissediyor. Bu insanlara kolay gelsin. Duncan, yanıt almak istemiyorsanız mesajınızın sonuna 'Yanıt gerekli değil' yazın, diyor. Her iki uçta da zaman kazandırır ve gereksiz e-postaların gelen kutuları doldurmasını engeller. Ayrıca, birine soru sorarken şimdiden teşekkür ederim yazmaktan çekinmeyin. Kişi geri yazdığında, tek satırlık teşekkür gönderme isteği duymanıza engel olur.

6. Fazla Kişiselleşmeyin

Egan, e-postaların duygular için değil gerçekler için olduğunu söylüyor. Dijital yazışmalarda ses tonlaması ve beden dili eksikliği nedeniyle, bir iş arkadaşınız hakkında ne hissettiğiniz, komşunuzun partisi hakkında ne düşündüğünüz gibi bazı duygular kolayca yanlış yorumlanabilir. Hassas (veya olumludan daha az) bir konuyu gündeme getirmek istiyorsanız, bunun yerine onları arayın.